| External Data Connector for SharePoint 日本語版 提案事例 |
| |
| 「External Data Connector for SharePoint日本語版」（以下、EDC）の開発元からの提案事例の一部をご紹介します。 |
| |
| SharePointへのデータのインポート |
| しばしばあることですが、関係者一同で共有すべき、貴重なデータが、様々な自家製およびベンダー製のアプリケーションのデータベースに分散していることがあります。データ全体ではなく、その一部を抽出して、一部の関係者で共有したい、例えば、MS AccessやSQLサーバーの従業員の人事データがあるとして、その一部、名前と所属、住所だけをSharePointで共有したい時、本製品がお役に立ちます。簡単な操作で、人事データから必要な部分だけを抽出して、SharePointで公開できます。また、公開後の更新も自動化できて、手間が掛かりません。 |
| |
| 業務アプリケーションに接続 |
| 様々な情報を蓄えた多くの業務アプリケーションをご使用されることもあるかと存じます。例えば、売上集計レポート。売上レポートのようなものは、多くの場合、アプリケーション毎に生成され、後で集計する必要があります。また社内のセキュアなネットワーク内でのみアクセス可能で、外部から閲覧することが出来ないかもしれません。このような場合でも、本製品で、一度、すべての業務アプリケーションを接続すれば、集計結果の抽出とSharePointへのエクスポートを実行することが出来ます。 |
| |
| 頻度の低い閲覧のみのユーザーのためのライセンスコストの削減 |
| 業務アプリケーションの利用上、管理者やコンサルタント等の使用頻度の低い閲覧のみのユーザーのためのユーザーライセンスコストを削減することが出来ます。例えば、それらのユーザーたちに必要な情報を抽出してSharePointに公開するタスクを作成しておけば、必要なライセンスを大幅に削減できます。 |
| |
| SharePointをレポート公開のプラットフォームとして使用 |
| アプリケーションデータベースからクエリに基づくレポートを生成して、リストとして保管、あるいは、ドキュメントレポートとしてSharePointライブラリ内で公開することが出来ます。これらのリストやレポートを保存する際に必要なメタデータを付随させ、ユーザーが検索アクセスするように出来ます。例えば、上席や管理部門に提出するための日計や週計のレポートを作成には、通常、個々の部署に分かれた、個別のアプリケーションに収められている、複数のテーブルに分かれたデータを集めて集計する必要があります。これが、タスクを一度実行するだけになります。 |
| |
| ドキュメントを外部システムにある正しいメタデータと結び付ける |
| CRMにすべての顧客とベンダーの情報が収められているとします。しかし、多くの場合、顧客に関するすべてのドキュメントは、そのCRMからはアクセスできません。例えば、顧客から来た電子メール、手動であれ自動であれ、SharePointドキュメントライブラリに転送されたものかもしれません。そのようなドキュメントは適切な顧客データでタグ付け（CRM内にある契約情報等）がされる必要があります。技術担当責任者としてコストをかけずに実現できれば大助かりの筈です。EDCは、CRMデータベースに接続して、関連の顧客情報を抽出して、ドキュメントライブラリの利用可能な列にマッピングして、そのメタデータをすべての顧客のドキュメントに適用できます。突然、ドキュメントが、必要な顧客情報で更新され、より良い検索とアクセス、協調作業が可能になります。 |
| |
| レガシーな業務アプリケーションをSharePointと連携 |
| 多くのレガシーな業務アプリケーションは、適切な時に、正しい情報を意思決定者に提供する機能を持っていません。EDCがあれば、レガシーアプリケーションから出力したCSVファイルを、適切なメタデータと共に、SharePointリストにインポートできます。手作業でデータを処理する事無く、CSVから直接データを読み取って、利用可能なリストにマッピングして、必要な新規リストを作成して、データを生き返らせることが出来ます。CSVファイルさえ用意すれば、定期的に更新出来ます。 |
| |
| システムにまたがったインベントリデータの整合性の維持 |
| カタログ化された社内データについての、単一で、統一され、整合的な表示方法で情報を社内の関係者に提供する必要があるなら、EDCを使って、複数のシステムからのすべてのカタログ化されたデータを同期させることで、SharePointを、そのようなすべてのデータを表示する単一のポータルにすることが出来ます。また手動操作、例えば、データの修正の結果を、それぞれのシステムに同期して戻すことも出来ます。異なるデータベースソースから集計された製品とその在庫は、SharePointに集約表示させることが出来、また、最終の更新結果も、EDCで同期させることが出来ます。 |
| |
| 要請されたすべてのサービスについてのデータの整合性の維持 |
| ヘルプデスク、CRM、そして、ERP等、複数のシステムがある場合、関連したデータセットをSharePointにインポートして、すべての保留中のサービスを一覧し、その現在の状況、顧客情報の関連情報をすべてSharePointリストで表示できます。このリストは自動的にその場で作成されます。必要な操作は、SharePoint内のリストを更新するためのユニークなマッピング列を使って、異なるデータソースから正しいデータ列を指定することだけです。 |
| |
| 顧客情報とタスクの管理 |
| 異なるシステム間の顧客情報とタスクの同期と管理は、多くの組織にとって苦痛でしかありません。異なるシステムからの顧客情報、タスク等の同期にEDCを使うことで、それらすべての情報を集約する単一のリポジトリとして、SharePointを使うことが出来ます。EDCを情報ハブのブリッジとしてお考えください。 |
| |
| CSVおよびXLSXファイルからのインポート |
| 任意の外部ソースからの構造化されたCSVおよびXLSXファイル、例えば、他のアプリケーションでの後処理のために、更新しておきたいSharePointリストの内容を手作業で用意したシートから、手動で必要なデータをインポートできます。 |
| |
| Exchangeサーバーからメールを抽出してSharePointに移行 |
| ExchangeサーバーまたはOffice 365 Exchange onlineから関連のすべてのメールをクエリして抽出して、SharePointにリスト項目またはドキュメントライブラリに保存された電子メールドキュメント（.emlファイル）としてインポートできます。例えば、Exchangeから特定のプロジェクト、ユーザーその他を持ち込むことで、SharePointを使って、プロジェクトに関わるすべてのドキュメントとメールを結び付けることが出来ます。 |
| |
| Dynamic CRMアプリケーションからデータを抽出 |
| Dynamic CRMから様々なデータ、例えば、すべての顧客の最新のサポート状況を含めた顧客情報を抽出して、管理部が顧客サービスの向上のためにモニターできるように、SharePointに取り込むことも出来ます。また、他でも記したように、CRMアプリケーションのデータに頻繁にはアクセスしないユーザーのためのライセンスコストを軽減できるかもしれません。 |
